Politique de confidentialité

Préambule

La présente charte reflète la Politique de Confidentialité de Codata Services SA en conformité avec le Règlement Général sur la protection des données personnelles entré en vigueur le 25 mai 2018.
Codata Services SA est une société anonyme de droit belge.
Son siège social est établi en Belgique à 5000 Namur, 134 Rue de Coquelet. Elle est inscrite à la banque carrefour des entreprises sous le numéro 0505.976.645 et immatriculée à la taxe sur la valeur ajoutée sous le numéro BE0505.976.645
Codata Services SA ne possède pas de siège d’exploitation en dehors du territoire belge mais est active dans différents pays de l’Union Européenne. Accessoirement, Codata Services est aussi active en dehors de l’Union Européenne, notamment en Suisse et en Grande-Bretagne.

Codata Services SA exerce une activité « B to B » qui consiste à proposer aux entreprises actives dans les secteurs de l’immobilier commercial et du retail des données et des outils d’aide à la décision.

Dans le cadre de cette activité, Codata Services SA peut être amenée à traiter des données à caractère personnel au sens du Règlement Général sur la Protection des Données en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Codata Services SA s’interdit toute démarche de profilage à caractère personnel, les données recueillies ayant pour unique but d’alimenter des produits et services à caractère strictement professionnel destinés aux entreprises professionnelles des secteurs de l’immobilier commercial et du retail.

La présente politique de confidentialité s’applique à toutes les données à caractère personnel (une donnée personnelle est toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique tels que nom, adresse, n° de téléphone) traitées par Codata Services SA agissant en qualité de responsable de traitement dans le cadre des produits et services fournis à des clients entreprises et également en qualité de responsable de traitement pour les données à caractère personnel des « Personnes liées » à des prospects entreprises.

Le terme « Personnes Liées » désigne toute personne physique liée à votre activité, notamment dirigeant, représentant légal, associé, propriétaire, employé, bénéficiaire effectif, dans le cadre de la relation actuelle ou future avec Codata Services SA.
La charte précise quelles données nous sommes susceptibles de collecter concernant ces personnes, de quelle manière et pour quelle durée nous utilisons ces données, avec qui nous sommes susceptibles de les partager et quelles dispositions nous prenons pour nous assurer de leur confidentialité et de leur sécurité, ainsi que les droits attachés aux propriétaires des données personnelles.
Elle couvre tous les traitements de données personnelles dont le responsable est Codata Services SA.
Toutes les « Personnes Liées » dont vous nous transmettez les données doivent être informées, notamment au travers de cette Charte de la façon dont nous sommes susceptibles de collecter et traiter leurs données. Ces personnes doivent être informées par votre société de leurs droits.
Lorsque nous utilisons les termes « vous » ou « votre/vos », cela signifie vous, votre entreprise ou toute personne susceptible d’agir pour le compte de votre société.

Partie 1 : Nous devons veiller ensemble à la protection de la vie privée des personnes liées

1.1 Codata Services SA protège les données à caractère personnel.

Nous traitons les données à caractère personnel d’une manière légale, correcte et transparente.

Que vous soyez un client ou un prospect, Codata Services SA fait preuve de la même prudence dans le traitement des données.

1.2 Lisez attentivement ces informations pour connaître vos droits.

Nous vous conseillons de lire attentivement ces informations de façon à bien comprendre à quelles fins Codata Services SA utilise vos données. Vous trouverez également, dans la présente charte, plus d’informations sur les droits et recours en matière de vie privée et sur la manière dont ils peuvent être exercés.

Codata Services SA est en droit de modifier la présente charte. La version la plus récente sera toujours à votre disposition sur www.codata.eu. Codata Services SA vous avertira de toute modification par email ou via d’autres canaux de communication.

1.3 Contactez Codata Services SA si vous avez des questions sur le traitement des données.

Si vous avez des questions sur la protection de la vie privée ou que vous souhaitez modifier les paramètres de confidentialité ou exercer vos droits, vous pouvez contacter Codata Services SA des manières suivantes :

Par courrier, à l’adresse suivante

Codata Services SA – Service Support / Privacy –
134 Rue de Coquelet à 5000 Namur – Belgique.
Par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@codata.eu.

Partie 2 : Vous avez droit à la protection de votre vie privée.

Vous disposez de droits par rapport au traitement de vos données personnelles.

2.1 Vous avez le droit de consulter vos données.

A travers le droit d’accès, vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles.

2.2 Vous pouvez demander la rectification de vos données.

Si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence.

2.3 Vous pouvez demander la suppression de vos données.

Si vous avez des soupçons quant à un traitement inapproprié de certaines données par Codata Services SA, vous pouvez demander que ces données soient supprimées, dans la limite des dispositions légales ou réglementaires ou encore pour des raisons légitimes.

2.4 Vous pouvez vous opposer à une utilisation spécifique de vos données.

Si vous n’êtes pas d’accord sur la façon dont Codata Services SA traite certaines données, en fonction de ses intérêts légitimes, vous avez le droit de vous y opposer. Nous accepterons cette opposition, sauf en cas de raison réglementaire.

2.5 Comment exercer vos droits.

Soyez toujours précis lorsque vous voulez exercer vos droits. Codata Services SA pourra ainsi traiter votre demande de manière efficace et rapide.

Codata Services SA doit vérifier votre identité avec la plus grande rigueur afin d’éviter que quelqu’un d’autre n’exerce vos droits à votre place. A cet effet, une preuve sera demandée dans le cas d’une telle demande.

Si vous avez une réclamation par rapport à l’exercice de vos droits, le service en charge des données personnelles est prêt à vous aider :

Par courrier, à l’adresse suivante :

Codata Services SA – Service Support / Privacy –
134 Rue de Coquelet à 5000 Namur – Belgique.
Par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@codata.eu.

Si vous souhaitez plus d’informations ou si vous n’êtes pas d’accord avec le point de vue de Codata Services SA, n’hésitez pas à visiter le site Internet de l’Autorité de Protection des Données , https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès l’Autorité de Protection des Données en adressant :

Soit un courrier postal à l’adresse suivante :

Autorité de Protection des Données – Rue de la presse, 35 – 1000 Bruxelles
Soit un courrier électronique à l’adresse suivante : contact@apd-gba.be

Partie 3 : Codata Services SA a de nombreuses raisons de traiter vos données à caractère personnel.

3.1 Codata Services SA doit être en mesure d’exécuter un contrat correctement.

En tant que client de Codata Services SA, vous faites appel à un certain nombre de services qui nécessite que Codata Services SA assume ses responsabilités comptables et administratives. Parmi les exemples de traitements en vue d’une exécution de contrat, nous pouvons notamment citer la gestion de comptes, les paiements, les accès aux services.

À cette fin, Codata Services SA doit parfois transmettre certaines données à caractère personnel à un intermédiaire ou à une contrepartie ou à un sous-traitant (par exemple les noms et prénoms des utilisateurs de services).

3.2 Codata Services SA doit pouvoir fonctionner en tant qu’entreprise.

On appelle cela « l’intérêt légitime ».
Codata Services SA a, comme toute entreprise commerciale, un certain nombre d’intérêts légitimes qui fonde la raison du traitement des données à caractère personnel.
À cet égard, Codata Services SA veille à ce que l’impact de ce traitement sur la protection de votre vie privée soit aussi limité que possible et que, dans tous les cas, l’équilibre entre les intérêts légitimes de Codata Services SA et de ses membres et l’éventuel impact sur la protection de votre privée ne soit pas perturbé. Si vous avez malgré tout des objections contre ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d’opposition.
Les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement dans différentes situations.
Elles nous permettent de :

Gérer et vous fournir nos produits et services, notamment nos applications mobiles et sites internet.
Administrer votre inscription à nos services et votre utilisation de ceux-ci.
Analyser l’utilisation de nos services afin de développer de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services. Cette analyse de votre comportement ne produira aucun effet juridique sur vous et/ou n’aura aucune autre incidence significative à votre égard. L’établissement d’un profil a pour seul but de vous offrir des conseils, options et avantages personnalisés.
Vous proposer des informations personnalisées, sauf si vous avez décidé de refuser cette sollicitation.
Mesurer, tester et suivre les indicateurs et l’efficacité de nos services.
Elaborer des statistiques commerciales.
Enrichir nos produits et services en permettant à nos adhérents/clients d’accéder à vos coordonnées professionnelles. Ces informations se limitant à vos nom, prénom, société, fonction, adresses professionnelles postales et électroniques et numéros de téléphones professionnels, à l’exclusion de toute autre information et tout aspect de profilage.
Améliorer nos produits et services.
Examiner les réclamations à propos de nos produits et services ou de notre site web.
Respecter les obligations et exigences juridiques, réglementaires et de conformité.
Envoyer périodiquement des e-mails promotionnels à propos de nos produits et services, sur des offres spéciales ou autres informations dont nous pensons qu’elles pourraient vous intéresser.
Vous contacter de temps à autre pour mener des études de marché, par e-mail ou par téléphone.
Respecter les obligations légales incombant à Codata Services SA.
Servir de preuves en cas de litige (archives).
Etablir, exercer, défendre et préserver les droits de Codata Services SA ou des personnes que celle-ci peut représenter, par exemple en cas de litige.
Créer de la synergie, une augmentation de l’efficacité ou d’autres avantages en termes d’organisation ou de procédures.
Organiser, créer et gérer des campagnes de marketing direct
- A l’attention de clients et abonnés existants en vue d’offrir :
  - des actions, promotions, invitations à des événements, des offres et avantages émanant du ou des services auxquels ils sont abonnés,
  - des offres d’abonnement à d’autres services similaires
- A des fins prospectives : notamment de la communication promotionnelle à des prospects par téléphone, courrier, publicité ou d’autres canaux.

Partie 4 : Codata Services SA utilise différentes sortes de données en fonction de son objectif.

Codata Services SA traite les données à caractère personnel de vos « Personnes liées » à différentes fins. Lisez ce qui suit pour savoir de quelles sortes de données il peut s’agir et informer les Personnes liées.

4.1 Les informations que vous nous communiquez et qui nous permettent d’identifier les « Personnes liées », de les contacter et de collaborer avec vous de façon efficiente.

Voici quelques exemples des fins auxquelles Codata Services SA peut utiliser ces données :

4.2 Données publiques et données collectées via des tiers

Codata Services SA traite certaines données publiques.

Il peut s’agir, par exemple :

de données qui sont soumises à une obligation de publication telle que votre nomination comme administrateur d’une société ;
ou de données que vous avez vous-même rendues publiques, comme des informations se trouvant sur votre site Internet, ou qui sont publiquement accessibles à travers les réseaux sociaux, ou encore les données vous concernant que Codata Services SA a reçues de tiers qui les détiennent valablement ;

Il peut aussi s’agir de données qui sont publiques, par exemple, parce qu’elles sont parues dans la presse. Il y a encore les informations se trouvant par exemple sur des sites d’informations spécifiques tels que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Registre du Commerce et des Sociétés, etc…

Ces données publiques et les données reçues via des tiers peuvent être utilisées pour les objectifs de Codata Services SA énoncés au point 3.2 de la présente charte en matière de protection de la vie privée, mais aussi pour contrôler l’exactitude des données de nos fichiers.

4.3 Les informations que vous confiez à un collaborateur de Codata Services SA peuvent être traitées.

Si vous êtes en contact avec un collaborateur de Codata Services SA ou « assimilé » dans les locaux ou par téléphone, la conversation fait généralement l’objet d’un compte-rendu :

pour avoir un aperçu du contact ;
pour avoir un (bref) rapport du contact ;
à des fins de rappel des tâches que notre collaborateur doit encore exécuter.

Même si vous n’êtes pas encore client, Codata Services SA enregistrera les informations que vous communiquez. Elle pourra faire usage de ces informations par la suite, lorsque vous deviendrez client. Codata Services SA veut ainsi éviter que vous ne deviez communiquer les mêmes informations à plusieurs reprises ou répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
Elle peut également améliorer ainsi la continuité de ses prestations de service.

4.4 Les correspondances écrites avec Codata Services SA sont consignées.

Si, pour contacter Codata Services SA, vous utilisez votre adresse électronique ou d’autres moyens de communication, Codata Services SA peut vous adresser ses communications administratives et légalement obligatoires par ce même biais.
Les correspondances avec des collaborateurs en leur qualité de collaborateurs de Codata Services SA sont présumées être professionnelles et peuvent donc être examinées dans le cadre de :

leur mission,
la production de preuves,
le contrôle sur le lieu de travail,
la sécurisation,
l’optimisation et/ou la continuité de la prestation de service.

4.5 Cession/ transfert de contrats

Lorsqu’un contrat est cédé, transféré ou attribué individuellement ou globalement, nous pouvons être amenés à communiquer les données des «Personnes liées » au futur bénéficiaire.

Partie 5 : A propos de la sécurisation et de la confidentialité

5.1 Chez Codata Services SA, tout le monde n’a pas accès à vos données.

Seules les personnes et entités dûment autorisées par Codata Service SA peuvent accéder à certaines données à caractère personnel traitées. En fonction des traitements effectués décrits ci-dessus, certaines de vos données personnelles peuvent être ainsi transmises ou mises à disposition des destinataires suivants :

Personnel habilité de Codata Services SA chargé des services marketing, commercial, relation client, prospection, administratifs, ressources humaines, informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques, et la Direction ;
Entités du Groupe Intescia dont fait partie Codata Services SA et son personnel habilité, et ce, à des fins de mutualisation de certains services, d’optimisation de l’expérience client, d’amélioration de la qualité du service, ainsi qu’aux fins de prospection pour des services similaires ou complémentaires fournis par des sociétés du Groupe ;
Nos prestataires et sous-traitants techniques, tels que: hébergeurs, outils d’envois d’emailing, de sécurité des sites, gestionnaire de formulaires, outils de mesures d’audience, de service client et assistance, de téléphonie, de gestion de la relation client, de facturation, etc. Nous choisissons avec soin nos sous-traitants ; ces derniers sont tenus d’une obligation de confidentialité et de sécurité et nous demeurons responsables du traitement de vos données à caractère personnel.
Tiers détenant une autorisation spéciale comme certains services chargés de procédures internes de contrôle;
Autorités judiciaires et/ou administratives pour satisfaire à des obligations légales ou réglementaires, ainsi que les conseils de Codata Services SA dans le cadre de procédures judiciaires ou de litiges;
En cas de restructuration, de fusion ou de cession: tiers concernés;

En ce qui concerne les données mises à disposition sur nos plateformes dans le cadre de notre activité: clients ayant souscrit à nos produits ou services.

5.2 Transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen.

Codata Services SA veille à ce que des règles strictes soient suivies à ce propos. Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à des fournisseurs ou clients tiers situés dans des pays situés en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE), aux Etats-Unis par exemple. Ce transfert de données en dehors de l’EEE est légitime si le destinataire des données est situé dans un pays qui assure un niveau de protection adéquat confirmé par une décision d’adéquation de la Commission européenne. Certains de ces pays pourraient ne pas avoir de législation équivalente protégeant l’utilisation de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, nous avons évalué la possibilité d’appliquer des mesures de protection équivalentes à celle de l’UE, par exemple moyennant la signature de clauses contractuelles standard. Dans des cas particuliers, nous vous demanderons votre consentement préliminaire avant de transférer vos données en dehors de l’EEE.

5.3 Codata Services SA prend des mesures concrètes en vue de sécuriser vos données.

Codata Services SA veille à ce que des règles strictes soient suivies et que les sous-traitants impliqués :

disposent uniquement des données dont ils ont besoin pour l’exécution de leurs missions ;
s’engagent vis-à-vis de Codata Services SA, d’une part, à traiter ces données de manière sûre et confidentielle, d’autre part, à ne les utiliser que pour l’exécution de leurs missions.

Codata Services SA prend, en interne, des mesures techniques et organisationnelles pour éviter que les données à caractère personnel ne tombent entre les mains de personnes non autorisées ou ne soient modifiées ou détruites par inadvertance. Les locaux, les serveurs, le réseau, les transferts et les données sont adéquatement protégés.

Concernant les liens vers des sites Internet contenus dans la documentation ou information figurant sur le site Internet de Codata Services SA, Codata Services SA rappelle qu’elle ne contrôle pas ces sites Internet. Les fournisseurs de ces sites Internet et des informations qui y sont contenues peuvent appliquer leur propre politique en matière de protection de la vie privée. Nous vous recommandons dès lors d’en prendre connaissance, Codata Services SA n’étant pas responsable du contenu de ces sites Internet, de l’utilisation de ce contenu ou de la politique en matière de protection de la vie privée de ces sites Internet.

5.4 Codata Services SA ne conserve pas vos données indéfiniment.

Codata Services SA n’utilise vos données à caractère personnel que si elle a une raison précise de le faire. Bien sûr, nous conserverons vos données tant que vous utiliserez nos services et nos plateformes en ce compris, nos sites Internet.

S’agissant des clients, la majorité des informations sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et au maximum pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle sauf délais particuliers.

Nous sommes susceptibles de conserver les données même si vous décidez de ne plus utiliser nos services, notamment pour défendre nos intérêts ou faire valoir nos droits. Ainsi, certaines données pourront être conservées pour une durée supplémentaire concernant la gestion de réclamations et/ou de contentieux ainsi que pour répondre à nos obligations légales ou réglementaires.

S’agissant des prospects, les informations sont conservées 3 ans à compter de leur collecte ou de notre dernier contact avec vous.

Passés les délais susmentionnés et dès lors que nous n’en aurons plus besoin, nous les détruirons en toute sécurité conformément à notre politique interne.

5.5 Codata Services SA ne répond qu’à certains tiers.

Étant donné que Codata Services SA doit respecter son obligation de confidentialité et la législation en matière de protection de la vie privée, elle peut uniquement répondre aux questions de tiers :

qui sont basées sur une disposition légale ou un intérêt légitime ;
qui sont nécessaires à l’exécution du contrat ;
ou avec l’autorisation de la personne concernée.

5.6 Vous pouvez contribuer vous-même à la sécurisation de vos données.

Codata Services SA n’a pas seule toute influence sur certains aspects du traitement (technique) des données et ne peut donc offrir une garantie de totale sécurité. Nous pensons par exemple à Internet ou à la communication mobile (tels que les smartphones).

Votre vigilance est donc particulièrement nécessaire.

Notamment, il vous appartient de garder confidentiels les codes d’accès aux services fournis par Codata Services SA.